Тема шоста. Є кілька видів медіа-заходів, що відрізняються своєю специфікою. Ми поговоримо про найбільш поширений – прес-конференцію та організаційні засади її проведення.
Обумовлюємо обов’язкове: приводом до прес-конференції має бути якась важлива подія, новина. Не можна зібрати прес-конференцію лише в зв’язку з тим, що ви вирішили раптом, що давно не показувалися на люди і треба б «поспілкуватися з пресою». Повторимось: немає інформаційного приводу – не з’являться й публікації чи сюжети. До того ж інформаційний привід має бути таким, що справді потребує формату «запитання-відповідь». Інакше достатньо обмежитися новинним прес-релізом – ньюз-релізом.
Отже.
Ви маєте привід для проведення прес-конференції (П-К), а отже, сформулювали її тему. Радять визначати одну тему П-К – згідно з інформаційним приводом. Якщо є ще один такий дуже важливий – то кількість тем можна збільшити до двох, але більше – не варто.
Відповідно, маєте виступаючих. Зауважмо: оптимальне їх число – одна-дві, максимум – три людини. Не забудьмо: за якийсь час перед П-К варто попрацювати з виступаючими: обумовити регламент, структуру виступу. Адже якщо керівник вашої НУО почне з довгого вступу «взагалі-повзагалям», то він може не дійти до суті або ж ця суть вже не буде почута «приколисаними» присутніми. Окрім того, ви знаєте сильні та слабкі сторони діяльності вашої НУО. Тому спрогнозуйте запитання, що можуть пролунати на П-К. Ймовірно, вони можуть стосуватися конфліктних чи негативних моментів у вашій діяльності. Підготуйтеся і обговоріть із виступаючим, як достойно відреагувати на ці запитання.
Визначте час проведення П-К, прослідкувавши, чи не збігається він з часом проведення якихось інших важливих цікавих заходів, які приваблять журналістів.
Домовтеся про місце проведення заходу. Настійливе побажання: це має бути зал, а не кабінет вашого керівника.
За три-чотири дні розішліть прес-анонси про конференцію чи запрошення на неї, як редакторам тих медіа, які ви збираєтеся запрошувати, так і журналістам цих же медіа, з якими ви вже співпрацюєте або хотіли б співпрацювати. Не варто список запрошених обмежувати лише провідними виданнями, – запрошуйте всіх, співпраця з ким може дати позитивний результат.
За день до П-К повторіть своє запрошення телефоном. Це, до того, дасть вам можливість певним чином зорієнтуватися, хто прийде на ваш захід.
Підготуйте прес-реліз або прес-пакети для журналістів.
Не забудьте про листок реєстрації присутніх та людей, які цією реєстрацією мають займатися. Також – про стіл чи місце реєстрації, де відразу роздаватимуться й прес-редізи/прес-пакети.
Для організаторів заходу варто підготувати бейджики, аби журналісти в разі потреби знали, до кого їм варто звертатися.
Ви хочете, аби прес-конференція була сфотографована? Ліпше заздалегідь домовтеся про це з конкретною людиною, – не варто розраховувати, що можна буде попросити зробити для вас фото присутніх фотокорів: їх може не бути взагалі та й зайняті вони, власне, будуть своєю, а не вашою роботою.
Перед П-К підготуйте приміщення: на вході повісьте оголошення, де саме відбудеться П-К (поверх, кімната), стрілочками вкажіть напрямок до місця проведення.
На стіні розмістіть банер чи логотип вашої НУО, ліпше – за спиною виступаючих, аби він неминуче потрапив до об᾽єктивів телекамер.
На стіл поставте таблички, де вкажіть прізвища та імена виступаючих, – точна назва їх посад уже вказана вами у прес-релізі.
Приділіть увагу журналістам, які приходять. До речі, фахівці не радять допускати їх спілкування з вашими виступаючими ще до П-К.
Якщо ви – модератор, із самого початку П-К обумовте її тривалість, щоб потім не отримати претензій. Оголосіть регламент. Виступаючих постарайтеся обмежити (як попередньо й домовлялися!) п’ятихвилинними презентаціями. Ліпше більше часу витратити на запитання-відповіді. Добре, якщо П-К не перебільшує 30-40 хвилин. Попередженням про закінчення П-К мають слугувати ваші зауваження: «наступне запитання буде останнім» чи «прошу задати передостаннє запитання, оскільки ми вже вичерпуємо регламент…» тощо.
Ведучий П-К – модератор – має «диригувати» заходом. Відчувати ситуацію, не пропускати піднятих для запитання рук (не залежно, чи то рука дружнього, чи недружнього журналіста), розряджати обстановку, якщо вона не в міру загострюється. І – в жодному разі – не «перетягувати ковдру» на себе: ви – лише модератор!
Не варто, попри усталену думку про «спрагу журналістів», привчати їх до постійних фуршетів після медіа-заходів. Якщо привід святковий і є кошти – будь ласка. Але ніколи не слід пов’язувати якість фуршету з кількістю та якістю матеріалів, які з’являться по тому. Навпаки, ці поняття часом обернено пропорційні. Особливо, якщо виступаючий виглядав добре лише за фуршетним столом, а не на попередньому місці.
Завжди слід вдатися до аналізу проведеного заходу. Якщо ви не можете записати його на відео – запишіть на диктофон і прослухайте: що можна буде зробити ліпше в майбутньому? До того ж, запис буде не зайвим, якщо хтось перекрутить чи спотворить висловлені на П-К думки промовців.
Відстежте всі матеріали, що з’явилися в ЗМІ після П-К. Проаналізуйте і зробіть висновки. Добре, якщо всі матеріали про організацію системно зберігатимуться.
Не ображайтеся, якщо хтось не надрукував матеріал про П-К. Розуміймо, що не все залежить від журналіста. Врахуймо, що тут причиною можуть бути і ваші недоробки. І пам’ятаймо, що журналіст, на якого вам сьогодні хочеться образитися, можливо, наступного разу зробить найліпший матеріал про вашу НУО.
До речі
Пам’ятайте про сім класичних заповідей співпраці з пресою, що наводяться не одним виданням.
1. Постійно прагніть поліпшення взаємин.
2. Ставтесь до всіх журналістів однаково, без упередженості.
3. Дайте журналістам інформацію, написану не гірше, ніж журналістська.
4. Пам’ятайте: не можна ховатися від преси!
5. Завжди говоріть лише правду.
6. У стосунках з журналістами, навіть дружніх, немає інформації “для друку” і “не для друку”.
7. Ніколи не можна воювати з пресою.
