На запитання відповідає медіаюрист Тернопільського прес-клубу Ігор ФЕДОРЕНКО.
Зазначимо, що цей матеріал є продовженням (так як тема обширна) консультації, початок якої тут http://mediakolo.sumy.ua/the-media/law-and-ethics/1466-pro-zberezhennia-dokumentiv-redaktsii-yurydychni-konsultatsii-z-diialnosti-drukovanykh-zmi.html
«Зараз немає можливості зібрати засновників і закрити товариство. Водночас треба звільнити приміщення редакції, в якому знаходяться документи ще з 40-х років минулого століття. Які документи треба зберегти обов’язково?»
– «Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 N 578/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 р. за N 571/20884, далі – Перелік N 578/5) – це нормативно-правовий акт, призначений для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (далі – архівне зберігання) або для знищення. Цей Перелік використовується під час формування справ, при підготовці різних видів номенклатур справ, розробленні схем класифікації документів та відомчих (галузевих) переліків документів зі строками їх зберігання, а також під час роботи комісій з проведення експертизи цінності документів. Строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації. Строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях. Перелік №578/5 має роз’яснення щодо відліку строків, термінів їх закінчення та структури розділів Переліку, що робить роботу з ним простою і зручною.
При вирішенні питання щодо строків зберігання документів, наведених у Переліку №578/5, для низки документів бухгалтерського обліку та звітності необхідно враховувати вимоги пунктів 44.3 та 44.4 Податкового кодексу України. Необхідно застосовувати той строк, який настає пізніше. Законом України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки» встановлено мінімальний строк зберігання 5 років.
Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством, цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:
для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 (контрольовані операції) ПКУ – 2555 днів;
для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання – 1825 днів;
для інших документів – 1095 днів.
Строки зберігання документів та інформації розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансової звітності та/або інформація, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).
У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.
Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 ПКУ.
Перелік №578/5 також передбачає, що строк збереження документів може мати певні умови, зокрема, це може бути здійснення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, ухвалення остаточного рішення у судових провадженнях.
При визначенні документів, які мають тривалий строк зберігання, особливу увагу потрібно приділити «Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду» (затверджений Наказом Мін’юсту України від 14.03.2013 р. №430/5 (зі змінами, внесеними згідно з Наказами Мін’юсту № 2341/5 від 07.11.2013 р., № 366/5 від 16.03.2015 р.).
Отже, для того, щоб визначитися, які документи редакції підлягають обов’язковому збереженню, вам необхідно провести клопітку і велику за об’ємом роботу з їх впорядкування, проведення експертизи їх цінності і формування справ для майбутньої передачі до архівної установи.
Консультації надаються в рамках виконання проєкту Тернопільського прес-клубу «Сприяння медіа реформам та розвитку регіональної журналістики».
